Accounting Associate

Jacksonville, FL 32246

Posted: 09/27/2019 Employment Type: Full Time Industry: Manufacturing - Warehouse Pay Rate: 16.00 Branch: Jacksonville, FL Division: Professional


Responsible for performing various accounts payable, accounts receivable and administrative  assignments in accordance with company internal controls and departmental policies and  procedures.

Work Hours:  Monday to Friday  9 am - 6 pm

Accounting Systems: 

 SAP Responsibilities 

  • Input vendor invoices and other accounts payable requests according to department  procedures (Purchase orders, non purchase orders, credit memos/miscellaneous  deductions, etc.).   
  • Collect, match and input company credit card purchase receipts, invoices or payment  requests; Reconcile entries to monthly company credit card statements & resolve variances  within specified timelines;
  • Perform monthly payment clearing process 
  • Perform vendor maintenance process according to department policy and procedure (new  vendor set up, update existing vendor records); Ensure proper authorization and  documentation is on file prior to adding or changing vendor records in the SAP system 
  • Perform accounts receivable cash application posting process within specified timelines;  Includes posting customer payments received by check, credit card, ach or wire; Resolve  cash posting issues/payment variances with Collections department.  
  • Address customer payments returned by the bank in a timely manner 


Concur Responsibilities 

  • Audit & approve expense reports according to company policies, procedures and timelines 
  • Address expense report questions from employees in a courteous, knowledgeable, and  timely manner 
  • Coordinate resolution of non compliant expense reimbursements  
  • Perform administration tasks including general system and user profile maintenance 
  • Conduct employee training 
  • Generate ad hoc reporting using the Concur Cognos reporting tool 
  • Perform daily extract to SAP and balance nightly interface totals; Coordinate and escalate  variances or system issues. 


Motus Responsibilities 


  • Perform Motus system administration duties including user profile maintenance and  generating ad hoc reports upon request 
  • Address questions or issues from employees in a courteous, knowledgeable and timely  manner; escalate non-routine situations to Motus support team or management as needed 


General Accounting Responsibilities 


  • Prepare and distribute the daily loan balance and/or weekly cash reports 
  • Perform fullcycle cash disbursement processes according to department policy and  procedure; Includes initiating domestic and international payments by check, ach and/or  wire, voiding/canceling payments, and internally clearing payments; Match remittance 
  • documentation to payments; Maintain department payment registers to record all  payments issued or voided/canceled 
  • Perform desktop check deposit process.  
  • Accurately perform the Canadian customer check  deposit process; Confirm all deposits are properly credited into the company’s bank  account
  • Complete the monthly bank statement reconciliation process and balance to the general  ledger; Resolve variances timely; Prepare and maintain bank statement reconciliation  reports for management and in conjunction with audit retention requirements  Address pre and/or post payment discrepancies within a timely manner 
  • Perform weekly/monthly reconciliations, process payments and report on internal and  external vendors  
  • Complete required general ledger journal entries and general ledger account reconciliations  within specified timelines 
  • Accurately maintain data plan master file reimbursement templates; Perform the monthly  payment file upload process within specified timelines 
  • Monitor and address incoming emails to the accounts payable, vendor set up and  accounting email boxes 
  • Assists as needed with Company audits 
  • Perform month end procedures and other departmental job duties as assigned


Education / Experience Requirements


  • High school diploma or equivalent.   
  • Two years accounts payable experience or equivalent combination of education and  experience. 
  • Proficient user of Microsoft Office applications 
  • Prior experience in SAP  
  • Basic mathematical concepts (add, subtract, multiply, divide)
  • Adhere and support companies quality and safety policies and procedures.  
  • Ability to retrieve and interpret documentation. 
  • Able to work in a team setting and independently under minimum supervision
  • Strong interpersonal skills with the ability to effectively communicate at all levels internally as well as externally.
  • Problem solving & Decision Making / Adaptability & Flexibility
  • High level of customer service displaying positive attitude.
  • Ability to work with minimal supervision.



Tim Simmons
Senior Recruiter

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